Directrices para el Registro Único de Beneficiarios Finales en Colombia

Por: Sergio Enrique Vanegas Rueda

La resolución 164 de 2021 emitida por la DIAN, establece las directrices para el Registro Único de Beneficiarios Finales (RUB), con el fin de prevenir y combatir diversas conductas ilícitas, como el lavado de activos, la financiación del terrorismo y el soborno trasnacional. Las resoluciones 37 y la 1240 de 2022 modifican parcialmente la resolución anterior, introduciendo cambios en algunos artículos y anexos.

En la resolución 164 de 2021, se definen términos relevantes para el RUB, tales como beneficiario condicionado, conjuntamente, control, control efectivo y/o final, equivalente funcional, estructuras sin personería jurídica o similares y titularidad directa e indirecta, definiciones fundamentales para dar cumplimiento a lo requerido sobre beneficiario final.

El RUB, es una parte integral del RUT y recopila información de los beneficiarios finales de las entidades con vínculos con Colombia. La DIAN es la entidad encargada de administrar el RUB.

Deben realizar el registro al RUB las personas jurídicas y las estructuras sin personería jurídica o similares que sean nacionales, establecimientos permanentes, creadas o administradas por normas o fiduciarios colombianos, así como las sociedades de economía mixta. Es importante tener en cuenta que el RUB no requiere información de las entidades públicas, las sociedades totalmente públicas, las representaciones diplomáticas y los organismos internacionales.

Los beneficiarios finales de las personas jurídicas son aquellos que tienen el 5% o más de la entidad y que la controlan directamente o a través de un acuerdo. Si no se identifica a nadie con los anteriores criterios, se debe reportar al representante legal o la persona con mayor autoridad. Además, se deben reportar los beneficiarios condicionados, las acciones o títulos al portador, los accionistas nominales y sus nominadores, y los beneficiarios finales de las estructuras sin personería jurídica o similares que participen en la entidad.

En cuanto a las estructuras sin personería jurídica o similar, se consideran beneficiarios finales las personas naturales que crean, administran, reciben, se benefician, controlan o disponen de la estructura. Adicionalmente se deben reportar los beneficiarios condicionados de la estructura sin personería jurídica o similar y sus condiciones, los beneficiarios finales de la persona jurídica o de la estructura sin personería jurídica o similar que tengan alguna relación con la creación, administración, beneficio, control o disposición de la estructura, la información de las acciones o títulos al portador que haya en la persona jurídica o en su cadena de propiedad que tengan alguna relación con la estructura, y los nominadores beneficiarios finales de los accionistas nominales que haya en la cadena de propiedad de la estructura.

El RUB debe consignar los siguientes datos de los beneficiarios finales: identificación, obligaciones tributarias, datos personales, domicilio, porcentaje de participación o beneficio, y fecha de inicio y fin de su vínculo con la empresa. La información se debe suministrar y actualizar mediante el sistema electrónico de la DIAN, priorizando los datos que correspondan a Colombia sobre los de otros países.

La persona obligada a informar al RUB es la misma que actualiza el RUT. La primera vez que se debe informar al RUB depende de la fecha de constitución de la empresa; posteriormente se debe informar cada tres meses si hay modificaciones en la información. Si se cancela el RUT o se liquida la empresa sin tener personería jurídica o equivalente, el RUB se desvinculará de oficio.

Por otra parte, se debe tener en cuenta que el Sistema de Identificación de las Estructuras sin Personería Jurídica o Similares (SIESPJ) es un mecanismo de identificación que administra la DIAN para aquellas estructuras que no se inscriben en el RUT y la inscripción y actualización a este sistema se debe hacer según las fechas establecidas para las estructuras creadas antes o después del 31 de mayo de 2023. El NIT global de las estructuras sin personería jurídica o similares no sirve para suministrar información del RUB, El administrador, gestor o representante de la estructura, o quien las partes designen, debe hacer la inscripción y actualización y actualizar su RUT con el código correspondiente. Además, si cambia el administrador, gestor o representante de la estructura, se debe cargar el documento soporte del cambio. El SIESPJ contiene información sobre el tipo, nombre, código, numero de identificación de estructuras in personería jurídica (NIESPJ), fechas y cambio de administrador de la estructura sin personería jurídica o similar.

Tanto las personas jurídicas como las estructuras sin personería jurídica o similares deben registrar y actualizar la información de sus beneficiarios finales en el RUB, y guardar los soportes y la debida diligencia por cinco años. En caso de problemas técnicos o fuerza mayor, la DIAN puede otorgar plazos adicionales para el registro. El incumplimiento puede llevar a sanciones tributarias, civiles o penales. También se debe tener en cuenta que el abuso en el suministro de información del RUB se considera un beneficio tributario indebido. Por último, es importante señalar que la información del RUB es reservada y solo se puede acceder mediante convenio interadministrativo.

Finalmente vale la pena recordar que el RUB es parte del Registro Único Tributario (RUT) y recopila información de los beneficiarios finales de las entidades relacionadas con Colombia, incluyendo personas jurídicas y estructuras sin personería jurídica. La DIAN es la entidad encargada de administrar el RUB y el Sistema de Identificación de las Estructuras sin Personería Jurídica o Similares (SIESPJ). Es importante cumplir con las fechas establecidas para inscribirse y actualizar la información en ambas plataformas para garantizar la transparencia en las estructuras empresariales del país y evitar sanciones onerosas.

El presente artículo tiene como objetivo ofrecer una interpretación de la normativa aplicable, con fines informativos y educativos. No constituye, en ningún caso, una asesoría legal o jurídica. Por tanto, cualquier acción o decisión que se tome en base a la información contenida en este artículo es responsabilidad exclusiva del lector. Si requiere ayuda en este u otros temas, no dude en contactarnos.